Gesetzliche Vorgaben für die E-Mail-Archivierung

Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) uneingeschränkt für alle Unternehmen. Somit ist die E-Mail-Archivierung für alle Unternehmen Pflicht und spätestens seit dem 31.12.2016 sollte eine entsprechende Archivierungslösung implementiert worden sein.

Bei der E-Mail-Archivierung sind 2 grundlegende Anforderungen zu beachten:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung:

§ Vollständigkeit: vollständige Übergabe an das Archivsystem
§ Richtigkeit: Übereinstimmung mit dem Original, keine Manipulationen an Dokumenteninhalt
§ Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: zeitnahe Erfassung
§ Ordnung: ausreichende Indexstrukturen
§ Unveränderbarkeit: Revisonssicherheit

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.

Um alle gesetzlichen Auflagen erfüllen zu können ist ein gutes  Archivsystem unumgänglich.

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